Actualmente existen diversos ficheros de solvencia en España, unos más conocidos que otros, por lo tanto, si en nuestra empresa queremos incluir a un cliente en estos ficheros no debemos olvidar que se han de cumplir una serie de requisitos, la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) nos los detalla:
- Que los datos hayan sido facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés.
- Existencia previa de una deuda cierta, vencida, exigible, que haya resultado impagada, en la que la cuantía del principal sea superior a cincuenta euros.
- Que el acreedor haya informado al afectado en el contrato o en el momento de requerir el pago acerca de la posibilidad de inclusión en dichos sistemas, con indicación de aquéllos en los que participe.
- Que el acreedor haya realizado el requerimiento de pago al deudor con carácter previo a la comunicación de sus datos al fichero de solvencia.
- Además, la entidad que mantenga el sistema de información crediticia deberá notificar al afectado la inclusión de tales datos y le informará sobre la posibilidad de ejercitar los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 dentro de los treinta días siguientes a la notificación de la deuda al sistema, permaneciendo bloqueados los datos durante ese plazo.
- Que no hayan transcurrido cinco años desde la fecha en que hubo de procederse al pago de la deuda o del vencimiento de la obligación o del plazo concreto si aquélla fuera de vencimiento periódico.
Por lo tanto, en base a lo indicado, la AEPD estima, que el usuario afectado podrá interponer una reclamación al respecto en el supuesto de que le hayan incluido en el fichero de solvencia incumpliendo uno o varios de los requisitos indicados anteriormente.
Precisamente, de lo indicado se trata la resolución de la AEPD que vamos a analizar en el presente artículo, PS-00088-2024;
El procedimiento se inicia en noviembre de 2022, en esta fecha el reclamante interpone una reclamación ante la AEPD en contra de una conocida entidad bancaria (en adelante, la parte reclamada) por entender vulnerados sus derechos de protección de datos, al haber sido incluido en un fichero de solvencia sin recibir la notificación efectiva de manera correcta, esto es así puesto que la dirección a la que se envió la notificación era inexacta y por tanto no era la dirección correcta del reclamado.
La parte reclamante, manifiesta que ha tenido conocimiento de la inclusión de sus datos personales en el fichero de solvencia porque se le ha impedido acceder a la contratación de préstamos en entidades financieras, así como formalizar la contratación de determinados servicios como cambio de compañía telefónica y de luz, por constar sus datos en el citado fichero.
Tras la reclamación se da traslado a la entidad que gestiona el fichero de solvencia y aporta la siguiente documentación ante la AEPD:
- Copia de la contestación de 12 de enero de 2023 enviada a la parte reclamante informando de las gestiones llevadas a cabo y facilitando nuevamente su situación en el fichero.
- Copia de la Certificación de fecha 10 de enero de 2023 emitida por el prestador del Servicio de Generación, Impresión, y Puesta a Disposición del Servicio de Envíos Postales certificando la fecha de inclusión de la notificación de referencia, junto al resto de comunicaciones emitidas en el proceso, y fecha en la que fue puesta a disposición del servicio de envíos postales (17 de agosto de 2021).
- Copia de la notificación de inclusión.
- Albarán y nota de entrega en las distintas oficinas de envío postal, de fechas 17 de agosto de 2021, con su fecha valor de admisión.
- Copia de la devolución de dicha notificación, con los motivos indicados por el servicio de envíos postales, “Señas Incorrectas”.
Una vez realizadas estas cuestiones, la AEPD admitió a trámite la reclamación y dio inicio al proceso de investigación solicitando la documentación e información necesaria tanto a la parte reclamada, entidad bancaria, como a la entidad gestora del fichero de solvencia.
De toda la documentación aportada, se destacan dos documentos de la parte reclamante:
- Impresión de pantalla de sus sistemas en la que consta que se encontraba registrado el domicilio de la parte reclamante en la calle a la que se hizo la notificación del fichero de solvencia y fue considerada como incompleta.
- Asimismo, de la documentación aportada se desprende que el reclamado remitió los requerimientos de pago a la citada dirección del reclamante.
Al considerar la AEPD el error en los datos incorrectos (dirección de notificación), se estima que el reclamado ha incumplido el artículo 5 RGPD:
“1. Los datos personales serán:
a) tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado («licitud, lealtad y transparencia»);
b) recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines; de acuerdo con el artículo 89, apartado 1, el tratamiento ulterior de los datos personales con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica e histórica o fines estadísticos no se considerará incompatible con los fines iniciales («limitación de la finalidad»);
c)adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados («minimización de datos»);
d)exactos y, si fuera necesario, actualizados; se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan («exactitud»);
e)mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales; los datos personales podrán conservarse durante períodos más largos siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, de conformidad con el artículo 89, apartado 1, sin perjuicio de la aplicación de las medidas técnicas y organizativas apropiadas que impone el presente Reglamento a fin de proteger los derechos y libertades del interesado («limitación del plazo de conservación»);
f) tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y confidencialidad»).
2. El responsable del tratamiento será responsable del cumplimiento de lo dispuesto en el apartado 1 y capaz de demostrarlo («responsabilidad proactiva»).”
En concreto, los hechos ocurridos suponen la comisión de una infracción, imputable a la parte reclamada, por vulneración del artículo 5.1.d) RGPD, que exige que los datos personales recogidos sean exactos y, si fuera necesario, actualizados; de manera que han de adoptar todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan («exactitud»); por lo que al no facilitarse la dirección exacta de la parte reclamante por la parte reclamada, se le ha causado un grave perjuicio a la parte reclamante, ya que no pudo tener conocimiento de su inclusión en ficheros de solvencia, al serle remitido el aviso de inclusión en el fichero de solvencia, a una dirección de correo inexacta, al no haber sido esta actualizada por la parte reclamada, lo cual supone la vulneración del principio de exactitud regulado en el artículo 5.1 d) del RGPD.
En base a lo indicado y a los efectos previstos en el art. 64.2 b) de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la sanción inicial que corresponde al reclamado sería de 200.000 €, todo ello atendiendo a la gravedad de las consecuencias que su comisión provocó en la parte reclamante por cuanto la comunicación por parte de la entidad bancaria a la entidad responsable del fichero de morosos de una dirección inexacta impidió que la parte reclamante conociera que sus datos fueron registrados en dicho fichero, lo que incide en la capacidad del titular de los datos de ejercer un verdadero control sobre los mismos. No obstante, la cantidad de 200.000€ puede reducirse en un 20 % por reconocimiento de responsabilidad y otro 20 % por pago voluntario, quedando totalmente en 120.000€, sanción que decide pagar finalmente la parte reclamada. Además de esto, el reclamado tiene el plazo de un mes para solventar esta cuestión y tal y como les indica la AEPD en su resolución deberán adoptar todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan.
En este caso, considerando la gravedad de las infracciones constatadas, atendiendo especialmente a las consecuencias que su comisión provoca en la parte reclamante, procede la imposición de multa, además de la adopción de medidas, en su caso.
Como hemos podido comprobar, el hecho de incluir a uno de tus clientes en un fichero de solvencia por deudas contraídas con tu entidad haciendo constar en el mismo una dirección inexacta, te puede salir muy caro, por lo que si quieres realizar esta acción en tu empresa no te olvides de cumplir con las premisas indicadas al inicio del presente artículo.
Para más información sobre solvencia patrimonial (ficheros de morosos), puedes acudir a la AEPD.
