A tenor del art. 1.3 Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales (en adelante, LCCPP), entre los fines esenciales de las Corporaciones de Derecho Público, como se ha anticipado en entradas anteriores, destaca la defensa de los intereses profesionales de los colegiados, así como la protección de los derechos y libertades de los consumidores y usuarios de los servicios prestados por los profesionales que se incluyen dentro de su marco de ordenación. En esta línea, los procesos de elección de los miembros integrantes de los órganos de gobierno implican un tratamiento de datos personales marcadamente significativo e integral entre los miembros de la comunidad colegial, por ello conviene recordar, qué aspectos son esenciales para cumplir con la normativa vigente de protección de datos desde la convocatoria de elecciones hasta la publicación de los listados definitivos con los cargos electos tras el proceso electoral.
CONVOCATORIA DE ELECCIONES
En primer lugar, cabe recordar que los colegios profesionales se rigen por su Estatuto general y por el Reglamento de Régimen interior de aplicación. Asimismo, de conformidad con el art. 6.3.c) LCCPP, los estatutos generales del Colegio profesional regularán las normas de constitución y funcionamiento de los órganos de gobierno; así como el régimen de libre elección, de todos los cargos de la Junta de Gobierno, tal y como establece el art. 6.3.e) de la norma. Asimismo, tienen representación legal del colegio profesional el presidente, el Decano, el Síndico y/o cargos similares que asuman tales funciones.
Por regla general, serán electores todos los colegiados con derecho a voto según lo estipulado en los propios estatutos de la Corporación y de conformidad con lo establecido en la normativa aquí referida, a saber: colegiación, nacionalidad española, no estar incurso en una prohibición o incapacidad legal o estatutaria y que reúnan las condiciones de antigüedad y residencia u otras de carácter profesional exigidas por las normas electorales respectivas de aplicación conforme a los estatutos.
El voto se ejercerá personalmente o por correo, de acuerdo con lo que se establezca al efecto para garantizar su autenticidad. En todo caso, corresponde al colegio profesional el cumplimiento del deber de información en relación con el tratamiento de datos personales de los colegiados con motivo del proceso electoral junto al contenido de las bases de la convocatoria, tanto ordinaria como extraordinaria.
CAMPAÑA ELECTORAL DE LOS CANDIDATOS Y VOTACIONES
Una vez que se han presentado las candidaturas y el colegio profesional ha comprobado la concurrencia de todos los requisitos habilitantes para la participación como candidato en el proceso electoral, conviene tener claros los aspectos necesarios para el inicio de la campaña electoral por parte de los candidatos, lo que supone recurrir a una determinada base de datos del colegio profesional para iniciar la ronda de contactos y/o la organización de determinadas actividades de difusión de las candidaturas, desde la organización de mítines tradicionales, hasta el envío de comunicaciones informativas a los colegiados. A este respecto, corresponde a cada colegio profesional mantener actualizado el registro de colegiados, tal y como establece, con carácter preceptivo, el art. 10.2.a) LCCPP. Concretamente, el registro de colegiados deberá incluir únicamente la información necesaria para cumplir con la finalidad de identificación profesional del miembro colegial, a saber:
- Nombre y apellidos de todos los profesionales colegiados.
- Número de colegiación.
- Títulos oficiales de los que estén en posesión, domicilio profesional y situación de habilitación profesional de cada colegiado
- En caso de colegiación a través de Sociedad profesional, los extremos necesarios para la inscripción registral de la sociedad profesional de aplicación, según el art. 8 Ley 2/2007, de 15 de marzo, de sociedades profesionales
A partir del contenido de dicho registro, los candidatos que concurren a las elecciones a los órganos de gobierno del colegio profesional podrán iniciar aquellas actividades de promoción de sus candidaturas ante los colegiados, para lo cual, en ocasiones, se hará imprescindible habilitar el acceso a los candidatos al respecto de los datos personales de los colegiados que constan en dicho registro. Ahora bien, en cumplimiento de los principios en los que se fundamenta el marco regulatorio vigente en materia de protección de datos, conviene recordar que solo deberán ser objeto de tratamiento los datos adecuados, pertinentes y necesarios para el cumplimiento de la finalidad inicial para la que fueron recopilados (minimización de datos del art. 5.1.c Reglamento General de Protección de Datos o RGPD), y exactos y, si fuera necesario, actualizados (exactitud conforme al art. 5.1.d RGPD). Así, para cumplir con el principio de minimización del tratamiento de datos por parte de los candidatos, el colegio profesional solo podrá poner a disposición de los candidatos, con fines de promoción interna de las candidaturas a las elecciones de cargos de los órganos de gobierno de la Corporación, aquellos datos personales que permitan identificar a los miembros colegiados por su pertenencia al Colegio con motivo de su desarrollo profesional en el sector regulado, conforme a la normativa vigente de aplicación, dentro de las potestades de representación a través de un colegio profesional en que se enmarca dicha función profesional; esto es, los candidatos solo podrán tener acceso a los datos personales de los colegiados que aparezcan en el registro público que habrá de difundir el colegio profesional a través del espacio de Ventanilla única anteriormente indicados (nombre y apellidos, títulos profesionales y/o de habilitación profesional y el número de colegiado).
Sin perjuicio de lo anterior, en algunos supuestos podrán hacerse públicos datos personales adicionales, como la dirección de correo electrónico profesional del colegiado, pero solo en aquellos casos en los que este dato de contacto esté directamente relacionado con la habilitación o el desarrollo profesional de las funciones propias de los colegiados en el ejercicio de su profesión con motivo de la cual se torna preceptiva dicha colegiación. En este caso, como excepción a la tipología de datos mínima prevista para su publicación por parte del colegio profesional, cabe incluir los datos de contacto profesional (dirección de correo electrónico o domicilio social profesional) a efectos de garantizar la debida protección de los derechos de los usuarios de los servicios profesionales por parte de los colegiados en el ejercicio de su labor profesional.
En suma, los datos personales vinculados al ejercicio profesional de los miembros colegiados que constan en el registro del colegio profesional deberán ponerse a disposición de los candidatos, tal y como constan en el registro público a través del espacio de Ventanilla Única a través del formato que el propio colegio profesional establezca en sus propios estatutos, pero en un lenguaje claro y sencillo que permita la fácil interpretación del contenido publicado a efectos de identificación de los colegiados como finalidad principal de dicha puesta a disposición de terceros. A partir de esta fuente de acceso público, los candidatos podrán crear una base de datos propia, exclusivamente, para el cumplimiento de la finalidad de identificar a la base de electores colegiados y en relación al desarrollo de las labores de promoción de su candidatura en el proceso electoral en curso.
Para el inicio de la ronda de contactos y/o el envío de información de promoción de su candidatura electoral, los candidatos no necesitan del consentimiento de los colegiados a este respecto, puesto que el contacto entre el candidato y los colegiados a partir de una fuente de acceso público a los datos personales tiene como base de legitimación la satisfacción del interés legítimo de los propios candidatos [art. 6.1.f) RGPD] para acceder a los datos personales de los colegiados y, en su caso, el cumplimiento de una obligación legal, supletoriamente, en base al art. 41.5 Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General (LOREG), por el que se establece que los candidatos podrán obtener, a partir del día de la proclamación definitiva de la lista de candidatos que concurren al proceso electoral conforme a lo estipulado en las bases de la presente convocatoria, “una copia del censo del distrito correspondiente, en soporte apto para su tratamiento informático”. Por ello, el acceso a los datos personales de los miembros colegiados por parte de los candidatos a través de una fuente de acceso público (listado de colegiados a través de la Ventanilla Única del colegio profesional) se concibe como una comunicación de datos personales a terceros (candidatos) en la que el colegio profesional se encuentra habilitado para dicha comunicación para la satisfacción del interés legítimo del candidato y, en su caso, el cumplimiento de una obligación legal como se ha visto anteriormente en el supuesto de aplicación.
No obstante lo anterior, cabe recordar que los colegiados podrán ejercer su derecho de oposición a la publicación de determinados datos personales en el registro público colegial, siempre que se justifique ante la propia Corporación los motivos personales por los que se solicita la no difusión de determinados datos personales y, en su caso, la publicación alternativa de datos de contacto adicional vinculados con su colegiación profesional. En estos supuestos, corresponde al colegio profesional informar a los candidatos de los datos personales necesarios para el contacto con estos colegiados según los supuestos previstos. En todo caso, corresponderá igualmente al colegio profesional informar y recabar las debidas autorizaciones de aplicación ante los participantes directos en el proceso electoral, colegiados participantes en las mesas electorales y/o los procesos de recuento de votos y los propios candidatos; con motivo del tratamiento de sus datos personales por participación como sujetos activos en las elecciones de los órganos de gobierno de la Corporación conforme a las bases de la convocatoria en curso.
En cuanto al sistema de votaciones, corresponde al colegio profesional establecer un sistema de votación conforme a los estatutos colegiales y el reglamento de régimen interior por el que se garantice la confidencialidad del voto y la implementación de las medidas de seguridad informáticas necesarias para el tratamiento de los datos personales derivados de dicha votación.
PUBLICACIÓN DE RESULTADOS Y ORGANIGRAMA DE GOBIERNO DEFINITIVO
Una vez realizada la campaña electoral, los candidatos dejarán de estar amparados legalmente para el tratamiento de los datos personales de los miembros colegiados y será contrario a Derecho cualquier tratamiento ulterior de dichos datos personales para el cumplimiento de una finalidad distinta e incompatible a la inicial. En esta línea, el tratamiento ulterior de los datos personales de los colegiados para con un fin incompatible con el inicial (campaña electoral) que realicen los candidatos supondrá la asunción de responsabilidad (civil, administrativa y/o penal) de los candidatos con motivo del incumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos, quedando el colegio profesional exento de cualquier responsabilidad por dicho tratamiento ulterior, para lo cual se recomienda, con carácter previo al inicio del proceso electoral, la firma de los correspondientes contratos de confidencialidad entre las partes (colegio profesional y candidatos) por el tratamiento de datos personales a los que se tuviera acceso con motivo de su participación en el proceso electoral.
Realizadas las votaciones, se publicarán los listados provisionales y/o definitivos que correspondan, en los que, en cumplimiento de los principios de protección de datos anteriormente indicados, constarán, exclusivamente, los datos estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad de identificación de los candidatos seleccionados (nombre y apellidos y número de colegiado), junto al número de votos obtenidos y, en función de lo estipulado en las bases de la convocatoria, el orden jerárquico y/o la puntuación obtenida conforme a la baremación de aplicación al proceso electoral conforme a las bases de convocatoria que correspondan. Por último, el colegio profesional conservará los datos personales de los candidatos al proceso electoral durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad inicial y, con posterioridad, podrán conservar tales datos, en su formato bloqueado, siempre que ello fuera necesario a efectos de dar respuesta a las responsabilidades de la Corporación que pudieran derivarse por el tratamiento de datos con motivo del proceso electoral finalizado.
Todo colegio profesional, tarde o temprano, deberá afrontar un proceso electoral de los órganos de gobierno y, como se ha visto, ello implica directamente el tratamiento de datos personales y, por consiguiente, la necesidad de garantizar el cumplimiento normativo en materia de protección de datos y de la legislación específica vigente, por lo que se recomienda el desarrollo de una responsabilidad proactiva por parte de los colegios profesionales, conforme a lo establecido en el art. 5.2 y 24.1 RGPD e implementando sistemas de privacidad desde el diseño (art. 25 RGPD), recordando que, entre los fines propios del colegio profesional, se encuentra la protección de los derechos y libertades no solo de los profesionales colegiados sino también del resto de ciudadanos y usuarios de los servicios prestados por los profesionales que se encuadran en dicho sector profesional objeto de representación colegial.
