Es habitual que los solicitantes de empleo y todas aquellas personas candidatas a un puesto de trabajo que participen en un proceso de selección de personal tengan dudas al respecto del tratamiento que va a realizar la entidad contratante sobre sus datos personales y, en esta línea, sobre cuáles son sus derechos de protección de los datos personales de los que es titular, en particular y que es objeto de análisis, ante el requerimiento del informe de vida laboral a efectos de acreditar la experiencia profesional de los candidatos. ¿Esta práctica es conforme a Derecho?
En la línea de entradas anteriores, y conforme a la normativa vigente de aplicación, a saber: Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y Ley 3/2023, de 28 de febrero, de Empleo, así como la normativa vigente de protección de datos, se ofrecen, a continuación y de manera sucinta, las principales nociones a tener en cuenta al respecto del tratamiento de datos personales incluidos en el informe de vida laboral, concretamente, cuándo se considera lícito el tratamiento de los datos personales incluidos en dicho informe y cuáles son los derechos que tiene el interesado ante la entidad responsable del tratamiento de los datos.
En primer lugar, conviene tener presente que, por regla general, la base de legitimación para el tratamiento de los datos personales con motivo de la participación del candidato en un proceso de selección son el Considerando 44 y el art. 6.1.b) Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), esto es, el tratamiento de los datos personales es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales. Ahora bien, ¿cuáles son los derechos de las personas candidatas en materia de protección de datos?
Para empezar, todo candidato a un puesto de trabajo se reconoce como interesado titular de los datos personales que le conciernen a partir de lo dispuesto en los arts. 15 a 22 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en el Capítulo II de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
En primer lugar, conviene recordar que el tratamiento de datos personales con motivo del proceso de selección y/o la presentación de una candidatura espontánea por parte del solicitante recae en el art. 6.1.b) RGPD, a saber: “el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales”; no resultando válida la base de legitimación del art. 6.1.a de la misma Norma, entendiendo que no se cumple con los criterios de licitud del consentimiento en el seno de una relación contractual/precontractual entre las partes (empleador vs empleado/solicitante de empleo). En esta línea, la responsabilidad de demostrar el cumplimiento normativo al respecto de los principios del tratamiento de datos personales recae en el responsable del tratamiento según lo previsto en los arts. 5.2 y 24.1 RGPD. Más concretamente, la entidad responsable del tratamiento de los datos personales de los candidatos a un puesto de trabajo deberá cumplir con el principio de minimización de datos [art. 5.1.c) RGPD], esto es, que los datos personales objeto de tratamiento sean adecuados, pertinentes y limitados a lo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la que han sido recopilados. Así, la entidad responsable del proceso de selección no estará legitimada, conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos y la legislación específica de orden laboral que resulte de aplicación, a tratar datos personales de los candidatos que no guarden una relación directa y que sean necesarios para cumplir con la finalidad inicial de comprobación. Así, conviene tener en cuenta que la persona candidata inmersa en un proceso de selección se verá obligada a dar contestación a numerosas preguntas por parte del responsable de la contratación a efectos de evaluar su formación, experiencia profesional y aptitudes para el deseado desempeño de las funciones profesionales objeto de contratación; no obstante, el responsable del proceso de selección no estará legitimado para tratar otra tipología de datos personales que no estén directamente relacionados con las funciones propias del puesto de trabajo, tales como información familiar y/o personal ajenas al trabajo a desempeñar, tal y como ya ha resuelto anteriormente la Sala de lo Social del Tribunal Superior de Justicia en su sentencia STSJ ICAN 1799/2014. En tales supuestos, no solo se contraviene la normativa vigente de protección de datos por incumplimiento del art. 5.1.c) RGPD, sino también la legislación específica de aplicación, a saber: Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social,
“Solicitar datos de carácter personal en cualquier proceso de intermediación o colocación o establecer condiciones, mediante la publicidad, difusión o por cualquier otro medio, que constituyan discriminaciones para el acceso al empleo por motivos de edad, sexo, discapacidad, salud, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, características sexuales, nacionalidad, origen racial o étnico, religión o creencias, opinión política, afiliación sindical, así como por razón de lengua, dentro del Estado español, o cualquier otra condición o circunstancia personal o social” (art. 16.1.c)
Sin perjuicio de lo anterior, en la práctica real tanto del sector público como privado la solicitud del informe de vida laboral se suele amparar en el interés legítimo del responsable de contratación para poder verificar la exactitud y actualización de los datos personales relativos a la trayectoria profesional de los candidatos incluidos en el curriculum vitae. En este caso, siempre que se desee amparar cualquier tratamiento de datos personales en el art. 6.1.f) RGPD, es decir, “el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero”, habremos de realizar previamente una prueba de ponderación a efectos de garantizar de que “no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño”. Así, a efectos de analizar la prevalencia o no del interés legítimo del responsable de contratación sobre los derechos y libertades fundamentales del interesado (candidato), conviene remarcar la necesidad de dar cumplimiento al principio de minimización de datos, por lo que el hecho de solicitar información personal y familiar no estrictamente relacionada con la información que precisa el responsable de contratación a efectos de valorar las aptitudes y experiencia profesional para el correcto desempeño de las funciones profesionales de aplicación, resulta no necesario y, por consiguiente, un tratamiento de dato excesivo y no proporcional a la actividad de tratamiento.
El acceso al informe completo de vida laboral implica que el responsable de contratación llevará a cabo un tratamiento de más datos personales de los estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad inicial, entendiendo que para cumplir con el fin de evidenciar la exactitud y veracidad de la experiencia profesional del candidato sería suficiente, en cualquier caso, con realizar las pruebas de evaluación que conformen el proceso de selección (entrevistas, exámenes, etcétera) para determinar las aptitudes y capacidades profesionales del candidato, no existiendo una legitimación conforme a Derecho (ni la necesidad de ejecutar medidas precontractuales ni el interés legítimo del empleador, por ejemplo) para llevar a cabo el tratamiento de datos personales incluidos en dicho informe, tales como los datos identificativos y de contacto de carácter personal del candidato, así como la información relativa a sus anteriores puestos de trabajo a cargo de terceras entidades ajenas al proceso de selección en curso.
En suma, la entidad responsable del proceso de selección no estará legitimada para solicitar de manera unilateral a través de la Administración pública el informe de vida laboral de los candidatos participantes en un proceso de selección, así como tampoco podrá supeditar la continuación en el mismo a la remisión por parte del candidato de dicho informe, entendiendo que, en caso de que voluntariamente el candidato permitiese el acceso al contenido de su informe de vida laboral, ello supone que la licitud de dicho tratamiento recae en el art. 6.1.a) RGPD (el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos), y supeditar la ejecución de un contrato o medidas precontractuales a partir de un tratamiento de datos no estrictamente necesario para cumplir con la finalidad inicial de ejecución de dichas medidas precontractuales (validación de las aptitudes profesionales para el desempeño del puesto de trabajo de aplicación), implicaría el incumplimiento del art. 4.11 y los apartados 1 y 4 del art. 7 RGPD, esto es, el consentimiento no se tiene por libre, en tanto que condicionado a un tratamiento de datos no necesarios, cuando, en todo caso, el consentimiento se concebirá como la manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.
En conclusión, el responsable del proceso de contratación deberá optar por procedimientos alternativos de verificación de las aptitudes profesionales de los candidatos que resulten menos invasivos sobre el derecho a la protección de datos de los candidatos, a efectos de garantizar el equilibrio entre el cumplimiento de la finalidad inicial (evaluación profesional con motivo de la participación en un proceso de selección de personal) y el derecho a la protección de datos personales de los interesados.
