Las Corporaciones locales deben facilitar la más amplia información sobre su actividad y la participación de todos los ciudadanos en la vida local, a tenor de lo dispuesto en la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local (en adelante, LRBRL) y en relación con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP). En esta línea de transparencia, cabe recordar que el art. 5.1 Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, establece que las entidades que integran la Administración local “publicarán de forma periódica y actualizada la información cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de su actividad relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública”. Más concretamente, el apartado 4 del art. 5 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno establece que esta información sujeta a las obligaciones de transparencia será publicada “en las correspondientes sedes electrónicas o páginas web y de una manera clara, estructurada y entendible para los interesados y, preferiblemente, en formatos reutilizables” Asimismo, se deberá facilitar el acceso, la interoperabilidad, la calidad y la reutilización de dicha información objeto de publicación, así como su identificación y localización a través de los medios electrónicos utilizados en la puesta a disposición de la información pública al ciudadano.
A raíz de una reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en relación al expediente Nº: EXP202100354, se recuerda la importancia de conocer los aspectos más importantes a la hora de difundir públicamente el contenido de expedientes administrativos municipales garantizando, al mismo tiempo, tanto el cumplimiento del deber de transparencia por parte de la Corporación local y el deber de confidencialidad y minimización de datos personales de los interesados afectados por dicha publicación. Para ello, en la línea de entradas anteriores sobre esta materia, se detallan las cuestiones más comunes al respecto de evitar el conflicto de derechos relativos a transparencia y protección de datos personales.
Para empezar, conviene recordar que el cumplimiento de la finalidad de puesta a disposición del público general de un documento administrativo por parte de una Administración pública deberá respetar el derecho a la protección de datos de los interesados cuyos datos personales estuvieran contenidos en el expediente que corresponda. A este respecto, se recuerda que, conforme al art 5.3 Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, son de aplicación los límites al derecho de acceso a la información pública previstos en el artículo 14 y, especialmente, el derivado de la protección de datos de carácter personal, regulado en el artículo 15. A este respecto, cuando la información contuviera datos especialmente protegidos, la publicidad sólo se llevará a cabo previa disociación de los mismos.
El acceso a la información pública es un derecho de toda persona reconocido por el art. 105.b) Constitución Española, y desarrollado en el art. 12 Ley 19/2013, de 9 de diciembre. A este respecto, se reconoce como información pública, según el art. 13 Ley 19/2013, de 9 de diciembre, los documentos, con independencia de su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos obligados por los arts. 2 y 3 de esta Norma que hubieran sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de la función pública de aplicación. Al respecto de los expedientes administrativos, el art. 26 LPACAP recuerda que se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Asimismo, el contenido de los actos administrativos se debe ajustar a lo dispuesto por el ordenamiento jurídico y será determinado y adecuado a los fines de aquéllos (art. 34.2 LPAC). En cuanto a su forma de publicación, los actos administrativos, conforme al art. 36.1 LPAC, se producirán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
Sin perjuicio de lo anterior, las Administraciones Públicas podrán adoptar las medidas que consideren necesarias para la protección de los datos personales que consten en las resoluciones y actos administrativos, cuando éstos tengan por destinatarios a más de un interesado a través de los medios oficiales utilizados para su difusión. Más concretamente, la publicación de expedientes administrativos deberá garantizar el cumplimiento del principio de minimización de datos tal y como se regula en el art. 5.1.c) Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por el que se establece que los datos personales que vayan a ser objeto de tratamiento serán, exclusivamente, los adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados. A este respecto, conviene determinar previamente qué tipología de datos personales resulta preceptivo que se incluya el documento final que se publique y la legitimación para llevar a cabo dicho tratamiento. En el caso de dar publicidad de determinados actos administrativos, la Corporación solo estará legitimada para publicar aquellos datos personales que permitan la identificación de los interesados afectados por el acto administrativo y/o anuncio de aplicación. Para ello, habremos de atender a lo establecido en la Disposición adicional séptima. relativa a la identificación de los interesados en las notificaciones por medio de anuncios y publicaciones de actos administrativos. Concretamente, cuando sea necesaria la publicación de un acto administrativo que contuviese datos personales del afectado, se identificará al mismo mediante su nombre y apellidos, añadiendo cuatro cifras numéricas aleatorias del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. Sin embargo, cuando se trate de la notificación por medio de anuncios, particularmente en los supuestos a los que se refiere el artículo 44 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se identificará al afectado exclusivamente mediante el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. No obstante lo anterior, cuando el interesado afectado careciera de cualquiera de los documentos mencionados para su identificación, se le identificará únicamente mediante su nombre y apellidos.
Debe recordarse que no se podrá publicar, en ningún caso y de manera conjunta, el nombre y apellidos con el número completo del documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. Asimismo, en aquellos supuestos en que se utilicen canales de difusión alternativos a los estrictamente oficiales a tenor de lo dispuesto por la normativa vigente relativa a la administración electrónica, se deberá contar con una legitimación suficiente para llevar a cabo la difusión por tales medios y toda difusión ulterior a través de canales de comunicación que no fueran los medios predeterminados para la publicación de actos administrativos, requerirá de la aplicación legítima de una de las condiciones para la licitud del tratamiento de los datos personales del interesado afectado.
